L'ARTICOLO DEL MESE: You've got E-Mail Guide

Guida alla scrittura di messaggi di posta elettronica in una comunità virtuale (Mailing List Oriented)

Introduzione

L'importanza della "confezione"

HTML/RTF o testo semplice?

Per avere accesso ai capitoli sottostanti scrivimi

L'oggetto (subject)

Cura della risposta e ringraziamenti a parte

Il posto della risposta

Re: gestione delle citazioni

"Confezionare" il testo

Gestione degli Attachements

Gestione dei pronomi

La firma o signature: evitare il narcisismo

Conclusione

Introduzione
Quando si ha a che fare con altre persone in Internet, l'attenzione al destinatario è sicuramente uno degli aspetti più importanti dello scambio comunicativo che si viene ad attuare. Per questo, spesso si sente parlare di interpersonal communication e, in particolare, di quel tipo di regolamentazione della "buona comunicazione" chiamato Netiquette.
Un altro aspetto che ritengo fondamentale in questo campo, e che sarà l'oggetto di questo capitolo, è il formato del messaggio: con questo si intende il modo di "confezionare" il contenuto che vogliamo comunicare. In particolare vedremo quegli aspetti rilevanti per lo scambio comunicativo all'interno di una Mailing List.

L'importanza della "confezione"
Contando i messaggi che provengono da Mailing Lists di discussione, moderate e di annuncio, ogni giornata arrivo a ricevere circa 50-100 comunicazioni - senza calcolare amici, lavoro...
L'organizzazione automatica in folder, proposta da quasi tutti i programmi di posta elettronica, è sicuramente di grande aiuto per gestire la complessità presente, ma questo non leva il fatto che
ogni messaggio richiede attenzione, tempo di lettura ed eventualmente tempo di risposta e che non sempre tutto questo è possibile nell'arco di 24 ore.
Immaginate di avere una connessione lenta e di ricevere uno o più messaggi del peso di 50-100Kb, senza oggetto (subject) e senza il testo del messaggio originale: un messaggio mal formato può diventare il più acerrimo nemico della comprensione e del tempo.
Un messaggio ben formato tra 50-100-150 messaggi è come aprire una finestra in una stanza infestata dal fumo: facile da leggere, facile da rispondere e, sopratutto, può essere letto da tutti e tutti possono rispondere velocemente.

HTML/RTF o Testo semplice?
È fuor di dubbio che, inviando un messaggio di posta elettronica, si vuole che tutti i destinatari lo leggano e lo possano riconsultare tranquillamente sia on-line che off-line.
Benché esistano più programmi di posta elettronica capaci di leggere e mostrare messaggi in HTML, anche con questi software possiamo incontrare delle difficoltà: succede che, quando arriva un messaggio in formato HTML, i font predefiniti dal programma di post elettronica cambiano e/o rimpiccioliscono sino ad essere illeggibili, le immagini vengono modificate, una nuova finestra del browser si apre ed un'altra ci chiede di fare il debug (la correzione) di codice Javascript e, se andiamo su un messaggio con collegamenti esterni quando siamo off-line, si aprono continui tentativi di connessione che possono bloccare il sistema per diversi secondi.
Ad ogni modo, quando si manda un messaggio di posta elettronica per una Mailing List , si ha a che fare con un gran numero di persone che non necessariamente utilizzano e-mail reader abilitati alla lettura di messaggi HTML o RTF. Alcune persone, ad esempio, possiedono ancora PINE o altri programmi senza standard MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) che mostrano i messaggi HTML sotto forma di codice, così che un messaggio del tipo:

Il meglio dei siti di commercio elettronico italiani è selezionato da XN Shopping per offrirti cd musicali, prodotti alimentari, lingerie e molto molto di più!

viene mostrato come segue:

Il meglio dei siti di commercio elettronico italiani è selezionato da<font face="Book Antiqua" size="3"> </font><font face="Book Antiqua" size="3" color="red"><b>X</b></font><FONT color=red><font face="Book Antiqua" size="3"><B>N Shopping</B> </font> </FONT>per offrirti cd musicali, prodotti alimentari, lingerie e molto <u><font color="#FF00FF"> molto di più!</font></u>

Oppure, un messaggio avente il testo:

Hiya! Hey, I loved the presentation you gave to Jack this morning. Great Job!
Ottiene il seguente risultato:

Hiya! Hey, I <I>loved<I> the presentation you gave to
Jack this morning.<B>Great Job</B>

Mandare messaggi in formato HTML vuol dire anche aumentare in maniera rilevante il peso in bit del messaggio, un peso che tutti i destinatari, qualsiasi velocità di connessione abbiano, devono scaricare. Ad esempio, l'ultimo messaggio sopra citato pesa 1.200 bytes in formato HTML e 391 bytes in testo semplice.

In sintesi: prima di mandare una e-mail per una Mailing List o per un destinatario di cui non si conosce il programma di ricezione, controllare sempre il formato del testo inviato e, nel caso, modificarlo in testo semplice. In MS Internet Explorer mailer (o Outlook), cliccare: Formato (Format), cliccare: Testo semplice (Plain Text).

Per avere accesso agli altri capitoli scrivimi

© 2000-2009 Marco Massara - Milano